Informace o ochraně osobních údajů a o průzkumech

Ochrana vašich osobních údajů je pro nás důležitá. Níže vám poskytneme komplexní informace o tom, jak nakládáme s vašimi osobními údaji a jak je chráníme.

I. Důležité informace o ochraně Údajů ve skupině Mewa (zákazníci)

Níže naleznete důležité informace o zpracování vašich osobních údajů společnostmi ve skupině Mewa (dále jen „Mewa“) s pobočkami v Německu a dalších evropských zemích. Předmětem činnosti společnosti Mewa je vývoj, poskytování a údržba opakovaně použitelných textilních systémů. Kromě toho MEWA poskytuje služby v oblasti textilních služeb společnostem z průmyslu, obchodu, řemesel, obchodu a gastronomie.

My, jako společnost Mewa, která je smluvním partnerem vaší společnosti (dále jen „my“, „nás“ nebo „náš/naše“), vám poskytujeme následující důležité a další informace ke zpracování osobních údajů (dále jen „informace o ochraně osobních ÚDAJŮ“), především přehled našich postupů s ohledem na zaznamenání, uložení, použití, zpřístupnění nebo vymazání (dále společně „zpracováváme“ nebo „zpracování“) osobních údajů (např. jméno nebo kontaktní údaje; dále společně jen „osobní ÚDAJE“) v rámci našeho vztahu se zákazníkem. Další informace o ochraně osobních údajů potom můžete získat níže v oddílu II.

1. Informace o správci a kontaktní Údaje pověřence pro ochranu osobních Údajů

My, jakožto smluvní partner vaší společnosti, jsme zodpovědní za zpracování vašich osobních údajů. Naše kontaktní údaje naleznete v příslušných smluvních dokumentech a v naší obchodní korespondenci (dopisy, e-maily atd.). Můžete kontaktovat našeho pověřence pro ochranu osobních údajů poštou na adrese MEWA Textil-Service s.r.o., pověřenec pro ochranu osobních údajů, K Bílému vrchu 2946/2, 193 00 Praha 9 – Horní Počernice a e-mailem na adrese ochranaosobnichudaju@mewa.cz.

2. Typ a původ námi zpracovávaných osobních Údajů

Našimi zákazníky jsou právnické osoby – obchodní společnosti. Osobní údaje, které o vás zpracováváme, proto obsahují kontaktní údaje fyzických osob, které jsou potřebné pro zpracování vztahu s vaší společností. Osobní údaje, které o vás zpracováváme, dostáváme zpravidla přímo od vás. V některých případech nám je také poskytují třetí strany, např. je poskytuje váš zaměstnavatel nebo jsou získané z veřejně dostupných zdrojů. Podrobnější informace k tomu naleznete v oddílu II.1.

3. Účely zpracování a právní základy

Vaše osobní Údaje zpracováváme pro následující Účely: Zpracování a plnění smluv uzavřených s našimi firemními zákazníky; realizace opatření ke zlepšení našich produktů/ servisu a posílení našich vztahů se zákazníky; provádění průzkumů, např. průzkum trhu nebo průzkum spokojenosti zákazníků (zpětná vazba od zákazníka); reklama pro stávající zákazníky / přímá reklama, pokud jste nevznesl(a) námitku proti zpracování vašich osobních údajů k tomuto účelu.

Zpracování osobních Údajů provádíme na základě následujících právních titulů: Zpracování je nezbytné pro (i) účely oprávněných zájmů (čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů, „GDPR“; „účely oprávněných zájmů“), (ii) splnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR; „splnění právní povinnosti“) nebo (iii) v jednotlivých případech na základě souhlasu (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR; „souhlas“). Podrobnější informace k tomu naleznete v oddílu II.2 a oddílu II.3.

4. Příjemce vašich osobních Údajů a právní základy

Vaše osobní údaje předáváme dalším společnostem Mewa a třetím stranám, jakož i našim poskytovatelům služeb. V souladu s platnými právními předpisy je také předáváme vládním úřadům, soudům, externím poradcům a podobným třetím stranám. Někteří z uvedených příjemců mají sídlo v zemích mimo Evropskou unii (EU). Podrobnější informace k tomu naleznete v oddílu II.4 a oddílu II.5.

5. Lhůty pro uložení a uchovávání

Vaše osobní údaje budou vymazány, jakmile již nebudou vyžadovány pro účely, pro které byly původně shromážděny, nebo jakmile již nebudou vyžadovány pro účely našich oprávněných zájmů. Budou rovněž vymazány, pokud to bude vyžadováno platnými právními předpisy. Podrobnější informace k tomu naleznete v oddílu II.6.

6. Vaše práva

Podle platných právních předpisů máte v souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů přesně vymezená práva. Tato práva vyplývají z platných právních předpisů. Máte např. právo na informace o vašich zpracovávaných osobních údajích a na jejich opravu, výmaz nebo na jejich předání. Podrobnější informace k tomu naleznete v oddílu II.7.

7. Zákaznické oddělení a kontakt

Naše zákaznické oddělení je vám kdykoliv k dispozici pro všechny vaše dotazy. Chtěli byste uplatnit svá práva jako dotčená osoba nebo máte nějaké jiné dotazy týkající se těchto informací o ochraně osobních údajů? Potom se obraťte na příslušnou společnost skupiny Mewa, která je vaším smluvním partnerem. Kontaktní údaje najdete v příslušných smluvních dokumentech a v naší obchodní korespondenci (dopisy, e-maily atd.).

II. Další informace k ochraně osobních Údajů pro zákazníky Mewa

1. Typ a původ námi zpracovávaných osobních Údajů

Osobní údaje zpracováváme v rámci obchodních vztahů s právnickými osobami. Mezi zpracovávané osobní údaje patří osobní údaje příslušných fyzických osob jako jsou:

kontaktní údaje, jako je jméno, adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa, vaše funkce a oddělení jako kontaktní osoba u našich zákazníků, váš zaměstnavatel atd.; údaje, které potřebujeme k řádné fakturaci, jako je bankovní spojení, daňové identifikační číslo atd. (pokud se přitom nejedná o údaje právnické osoby). Osobní údaje, které zpracováváme, dostáváme zásadně v průběhu našeho vztahu se zákazníkem. Dostáváme také osobní údaje od jiných společností Mewa, např. pokud se o zákazníka stará několik společností Mewa. Kromě toho zpracováváme i takové osobní údaje, které jsme získali v souladu s platnými právními předpisy týkající se ochrany osobních údajů, jinými způsoby, např.

z veřejně dostupných zdrojů, jako jsou obchodní rejstříky, veletrhy, výstavy, internetové zdroje, noviny, oborové katalogy atd.; od třetích stran, které nejsou spojeny s Mewa, např. hospodářských/obchodních sdružení, úvěrových agentur, pojišťoven atd.

2. Účely zpracovávání a právní základy

Osobní údaje uvedené v oddílu II.1 zpracováváme na základě příslušných právních titulů. To platí pro právní tituly popsané níže a rovněž pro provádění průzkumů (viz k tomu oddíl II.3).

Účely zpracovávání Čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR Ochrana oprávněných zájmů, např.

provádění opatření ke zlepšení našich produktů/služeb a k posílení našich vztahů se zákazníky, jako jsou například opatření související s průzkumy trhu nebo ke spokojenosti zákazníků (zpětná vazba od zákazníků); telefonická, elektronická nebo poštovní reklama stávajícím zákazníkům / přímá reklama, pokud jste nevyjádřili nesouhlas se zpracováním vašich osobních údajů k tomuto účelu; interní administrativní účely, jako je koordinace poskytování služeb našim zákazníkům, opatření k zajištění bezpečnosti IT a provozu IT; anonymizace a pseudonymizace osobních údajů v souvislosti s analýzou a vyhodnocením klíčových údajů služeb poskytovaných námi nebo jinými společnostmi Mewa; konzultace a výměna dat s úvěrovými agenturami (např. BISNODE, SCHUFA, IHD) za účelem prověření bonity a rizika selhání. Čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR Realizace a plnění smluv s našimi zákazníky

Čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR Plnění zákonných povinností, např.

v souvislosti se sdělováním určitých daňově relevantních informací nebo platnými právními předpisy pro účely sankcí; pro dodržování obchodních, daňových nebo jiných zákonných požadavků na uchovávání/ukládání určitých osobních údajů. Čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR Pokud se tak nečiní pro ochranu oprávněných zájmů – na základě uděleného souhlasu

pozvání do průzkumů a provádění průzkumů. Pokud bychom někdy vaše osobní údaje zpracovávali k jinému účelu než k tomu, pro nějž jsme je původně shromažďovali, budeme vás o tomto novém účelu informovat v souladu s právními předpisy. Souhlas, který jste nám udělili, můžete kdykoliv odvolat. Upozorňujeme vás však, že zpracování osobních údajů, ke kterému došlo před tímto odvoláním se považuje nadále za zákonné.

3. Provádění průzkumů

Zpracováváme také osobní údaje, abychom zlepšili produkty a služby Mewa a posílili naše vztahy se zákazníky. Zpracování osobních údajů v souvislosti s průzkumy se provádí na základě čl. 6 odst. 1 písm. a) nebo čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

3.1 Pozvánka k Účasti na průzkumech: Ke kontaktování potenciálních respondentů e-mailem nebo telefonicky zpracováváme (je-li to vyžadováno) osobní údaje, jako je vaše jméno a/nebo vaše firemní kontaktní údaje (adresa, e-mail, telefon). Oslovujeme vás pouze v souladu se zákonnými požadavky na reklamu pro stávající zákazníky nebo v rámci souhlasu, který jste nám dali. Použití vašich kontaktních údajů můžete kdykoliv odvolat na info@mewa. cz s účinností do budoucna. Za to vám vzniknou pouze náklady za přenos podle základních tarifů (viz také oddíl II.7.6 pro uplatnění vašeho práva na odvolání). Svůj souhlas můžete rovněž odvolat (viz oddíl II.2).

3.2 Úsporné provádění z hlediska osobních Údajů: V našich průzkumech dbáme my nebo námi pověření poskytovatelé služeb na to, abychom shromažďovali co možná nejméně nebo vůbec žádné osobní údaje, protože chceme získat otevřenou a upřímnou zpětnou vazbu. V ojedinělých případech provádíme osobní průzkumy nebo na vaši žádost vytvoříme výslovně osobní referenci. To je například případ, kdy vedeme osobní rozhovory zaměřené na zpětnou vazbu a vaši spokojenost s našimi službami. Tímto způsobem můžeme vzít v úvahu jakékoliv požadavky na změny našich služeb a implementaci těchto změn do budoucna. Výsledky průzkumů, zejména průzkumu trhu, jsou prezentovány v agregované podobě, takže nemáme přímou možnost tyto výsledky vyhodnotit ve vztahu ke konkrétní osobě.

3.3 Online dotazování: Při online dotazování se technická přístupová data přenášená vaším prohlížečem ukládají automaticky. Jedná se např. o jméno vašeho poskytovatele internetových služeb, datum a čas vašeho přístupu k nástroji průzkumu a/nebo identifikační údaje použitého prohlížeče / operačního systému. Webový server přitom také ukládá vaši IP adresu. Teoreticky to může přinejmenším umožnit přiřazení k vaší osobě. Přístupové údaje nejsou ani přiřazovány k výsledkům vašeho průzkumu nebo jiným datovým zdrojům, ani tyto údaje nejsou vyhodnocovány nebo zprostředkovány nám jako zadavateli online dotazníku. Ukládání přístupových údajů je nezbytné z technických důvodů, aby se zajistil funkční proces online dotazování a aby se zajistila bezpečnost systému. Osobní údaje budou uchovávány pouze po dobu, po kterou jsou tyto údaje potřebné k dosažení výše uvedených účelů. Vaše IP adresa bude uložena maximálně po dobu 7 dní. O případných dalších technicky relevantních zpracováních osobních údajů (např. ukládání souborů cookies) vás naši partneři během online dotazování informují individuálně.

3.4 Zpracování Údajů našimi partnery: Pokud jste kontaktováni při provádění dotazování našimi partnery e-mailem, kontaktním formulářem nebo telefonem např. s dotazy v souvislosti s procesem průzkumu nebo pokud (např. k účasti v soutěži) dobrovolně poskytnete další údaje (včetně osobních), budou vámi poskytnuté informace zpracovány výhradně pro tyto účely a případně na vlastní odpovědnost našeho partnera. Tyto údaje jsou uchovávány naprosto odděleně od vašich údajů v rámci daného průzkumu. Ani v těchto případech nám jako zadavateli nejsou zprostředkovány žádné další (příp. osobní) údaje, ledaže byste to výslovně požadovali.

4. Příjemce vašich osobních Údajů a právní základy

Osobní údaje předáváme dalším společnostem Mewa, třetím stranám a poskytovatelům služeb.

4.1 Další společnosti Mewa: Osobní údaje budou poskytovány dalším společnostem Mewa pouze v souladu s požadavky čl. 6 odst. 1 písm. c),

f) GDPR, jestliže a pokud je to nezbytné pro splnění určitých zákonných povinností nebo pro ochranu oprávněných zájmů. To může být např. pro interní správní účely. To zahrnuje koor- dinaci služeb našim zákazníkům, centralizované poskytování interních služeb nebo (anonymizované/pseudonymizované) vyhodnocení klíčových údajů společnosti.

4.2 Třetí strany: Dalším třetím stranám mimo Mewa, jako např. celním, finančním nebo jiným úřadům předáme osobní údaje v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. c), f) GDPR pouze tehdy, jestliže a pokud je to nezbytné pro splnění určitých právních povinností nebo pro ochranu oprávněných zájmů. Ve všech ostatních případech předáme vaše osobní údaje třetím stranám pouze tehdy, pokud nám k tomu udělíte písemný souhlas v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.

4.3 Poskytovatelé služeb (externí a interní): V rámci realizace našeho obchodního vztahu s vaší společností také spolupracujeme s externími a/nebo interními poskytovateli služeb (dalšími společnostmi Mewa). To je např. v souvislosti s určitými IT službami, se zasíláním reklamy nebo v souvislosti s prováděním průzkumů zákazníků. Pokud přitom zapojíme poskytovatele služeb, uskuteční se tak vždy v mezích a v souladu s platnými právními předpisy na ochranu osobních údajů.

5. Předání do třetích zemí nebo mezinárodních organizací

Příjemci osobních údajů mohou také být ti, kteří mají sídlo v jiné zemi, než máte vy, zejména mimo Evropský hospodářský prostor (EHP). Může to být také země, pro kterou Evropská komise dosud nepřijala rozhodnutí o přiměřenosti, podle kterého tato země zajišťuje odpovídající úroveň ochrany údajů (třetí země), jako je například USA. V tomto případě je stanoveno vhodnými prostředky, že všichni příjemci, kteří mají sídlo mimo EHP, zajistí přiměřenou úroveň ochrany osobních údajů (čl. 45 GDPR) a že jsou přijata technická a organizační bezpečnostní opatření k ochraně osobních údajů proti náhodným nebo protiprávním zničením, náhodnou ztrátou nebo náhodnou změnou, neoprávněným zveřejněním nebo neoprávněným přístupem a proti všem dalším protiprávním formám zpracování. Přiměřené prostředky najdete v oddíle II.8 pod kontaktními údaji. Další přenos podléhá platným právním předpisům.

6. Lhůty pro uložení a uchovávání

Zpracováváme osobní údaje pouze tak dlouho, jak je to nutné pro dané účely zpracovávání. Jakmile již osobní údaje nepotřebujeme, odstraníme je z našich systémů a záznamů a/nebo přijmeme opatření k jejich anonymizaci, abyste na základě těchto údajů již nemohli být identifikováni. Abychom však vyhověli zákonným požadavkům, musíme jednotlivé osobní údaje po určitou dobu uchovávat nebo ukládat. Patří k tomu např. povinnosti dokumentace, povinnosti související s obchodními a daňovými předpisy. To se týká například doby uchovávání osobních údajů a jejich archivace, která zpravidla činí 5 až deset let a v některých případech až 30 let.

7. Vaše zákonná práva

Za podmínek stanovených příslušnými právními předpisy (tzn. zejména GDPR a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů) máte následující práva:

7.1 Právo na informace: Můžete si vyžádat informace o tom, zda se o vás zpracovávají osobní údaje. V takovém případě můžete požádat např. o informace o účelu zpracování, kategoriích příslušných osobních údajů a příjemcích nebo kategoriích příjemců, kterým byly nebo ještě budou osobní údaje zpřístupněny. Máte právo obdržet kopii osobních údajů, které jsou předmětem zpracování. U všech ostatních kopií případně účtujeme přiměřený poplatek za administrativní zpracování těchto kopií.

7.2 Právo na opravu: Můžete nás požádat o opravu nesprávných osobních údajů, které o vás zpracováváme. V závislosti na účelu zpracování máte právo požádat o doplnění neúplných osobních údajů, a to i prostřednictvím dodatečného prohlášení.

7.3 Právo na výmaz (právo být zapomenut): Můžete nás požádat o vymazání vašich osobních údajů.

7.4 Právo na omezení zpracování: Můžete požádat o omezení zpracovávání vašich osobních údajů. V takovém případě budou příslušná data označena a my je smíme zpracovat pouze pro určité účely.

7.5 Právo na přenositelnost Údajů: Osobní údaje, které se vás týkají a které jste nám poskytli, můžete obdržet ve strukturovaném, běžném a strojově čitelném formátu. Máte právo přenášet tyto osobní údaje na jiné místo bez omezení z naší strany.

7.6 Právo vznést námitku: Máte právo vznést kdykoli námitku proti zpracování vašich osobních údajů z důvodů, které vyplývají z vaší konkrétní situace. My jsme případně povinni zastavit zpracovávání vašich osobních údajů. Pokud uplatníte právo podat námitku, nebudeme již vaše osobní údaje pro uvedené účely zpracovávat. Podáním námitky vám nevznikají žádné dodatečné náklady. Právo podat námitku proti zpracování osobních údajů nemáte zejména tehdy, pokud je zpracovávání vašich osobních údajů nezbytné k uzavření smlouvy nebo ke splnění již uzavřené smlouvy.

Dále máte právo podat stížnost k příslušnému dozorovému úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

8. Kontaktní Údaje a změny informací k ochraně osobních Údajů

Naše zákaznické oddělení je vám kdykoliv k dispozici pro všechny vaše dotazy. Pokud si přejete uplatnit svá práva jako dotčená osoba nebo máte jakékoliv další dotazy týkající se této informace o ochraně osobních údajů, kontaktujte společnost Mewa, která je smluvním partnerem vaší společnosti. Kontaktní údaje najdete v příslušných smluvních dokumentech a v naší obchodní korespondenci (dopisy, e-maily atd.). Mewa si vyhrazuje právo tyto informace k ochraně osobních údajů změnit. O každé takové změně vás budeme vhodným způsobem informovat.